ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ INTERMED ABEE ΓΙΑ THN ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΤΩΝ ΠΡΟΣΩΠΩΝ ΠΟΥ ΚΑΤΑΓΓΕΛΛΟΥΝ ΠΑΡΑΒΙΑΣΕΙΣ ΤΟΥ ΕΝΩΣΙΑΚΟΥ ΔΙΚΑΙΟΥ
Η Εταιρεία INTERMED ΑΒΕΕ (Εταιρεία) δεσμεύεται να λειτουργεί σύμφωνα με τους κανόνες ηθικής και πάντοτε σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία και το εκάστοτε κανονιστικό πλαίσιο, με απώτερο σκοπό την τήρηση υψηλών προτύπων εταιρικής διακυβέρνησης, διαφάνειας και επαγγελματικής και ηθικής δεοντολογίας. Στο πλαίσιο αυτό επιδιώκει την εγκαθίδρυση ενός υγιούς εταιρικού περιβάλλοντος, με σκοπό να διασφαλίζεται μία υγιής επιχειρηματική δράση.
Ως εκ τούτου, η Εταιρεία δεσμεύεται για τη διασφάλιση ανώτατου επιπέδου ηθικής και επαγγελματικής συμπεριφοράς και τη μηδενική ανοχή σε παράνομες ή παράτυπες ενέργειες, οι οποίες πλήττουν το κύρος και τη φήμη της. Άπαντα τα πρόσωπα που συνδέονται με αυτήν οφείλουν να συμπεριφέρονται με επαγγελματισμό, ακεραιότητα και να τηρούν την νομιμότητα στις συναλλαγές τους, αποτρέποντας κάθε είδους συμπεριφορές, πράξεις ή παραλείψεις που θα μπορούσαν να πλήξουν το κύρος και την αξιοπιστία της Εταιρείας, να την θέσουν σε κίνδυνο ή να την συνδέσουν με την οιασδήποτε φύσεως παράνομη και αθέμιτη πρακτική.
Στο πλαίσιο αυτό και επιδιώκοντας έναν ανοιχτό δίαυλο επικοινωνίας με άπαντες τους εργαζομένους και τους τρίτους με τους οποίους συναλλάσσεται, η Εταιρεία τους ενθαρρύνει να γνωστοποιούν άμεσα περιπτώσεις παραβάσεων και ανάρμοστης συμπεριφοράς αλλά και κάθε πράξη ή συμπεριφορά που πιθανόν να αποκλίνει από την ενδεδειγμένη, όπως κρίνεται αναγκαίο. Μόνον έτσι μπορεί να διασφαλιστεί ότι οι αρχές και αξίες της αλλά και οι κανόνες ηθικής και επαγγελματικής συμπεριφοράς θα εξακολουθούν να εφαρμόζονται αλλά και ότι θα μπορεί η Εταιρεία να προβαίνει στις όποιες διορθωτικές κινήσεις απαιτούνται.
Το παρόν κείμενο αποτελεί την Πολιτική Διαχείρισης Αναφορών η οποία θα ακολουθείται με σκοπό την πρόληψη, την καταπολέμηση αλλά και την διαχείριση παράνομων πράξεων ή παραλείψεων, συμπεριλαμβανομένης και της καταπολέμησης της διαφθοράς.
Πίνακας Περιεχομένων:
- ΣΚΟΠΟΣ
- ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ
- ΟΡΙΣΜΟΙ
- ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ/ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ Υ.Π.Π.Α.
- ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΑΝΑΦΟΡΩΝ
- ΑΝΩΝΥΜΙΑ ΚΑΙ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΚΑΤΑΓΓΕΛΟΝΤΟΣ
- ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ
- ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ
- ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΥΠΟΒΑΛΛΟΜΕΝΩΝ ΑΝΑΦΟΡΩΝ
- ΜΗ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ ΑΠΟ ΤΟ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ ΤΗΣ ΔΙΕΡΕΥΝΗΣΗΣ ΤΗΣ ΑΝΑΦΟΡΑΣ
- ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΠΡΟΣΩΠΩΝ ΠΟΥ ΥΠΟΒΑΛΛΟΥΝ ΑΝΑΦΟΡΕΣ
- ΕΠΙΠΤΩΣΕΙΣ ΑΠΟ ΤΗΝ ΠΑΡΑΒΙΑΣΗ ΤΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ
- ΠΟΙΝΙΚΕΣ ΚΥΡΩΣΕΙΣ
- ΤΗΡΗΣΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΑΝΑΦΟΡΩΝ
- ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΙΣ - ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΕΙΣ
Σκοπός της Πολιτικής Διαχείρισης Αναφορών (Πολιτική) είναι να δημιουργήσει το πλαίσιο για τον έγκαιρο εντοπισμό παρατυπιών, παραλείψεων ή αξιόποινων πράξεων στις εργασίες της Εταιρείας. Η παρούσα Πολιτική καθορίζει τις αρχές και το πλαίσιο λειτουργίας βάσει του οποίου η Εταιρεία λαμβάνει, διαχειρίζεται και διερευνά αναφορές για παρατυπίες, παραλείψεις ή άλλες αξιόποινες πράξεις που υπέπεσαν στην αντίληψη του προσωπικού της ή τρίτων προσώπων και αφορούν την Εταιρεία.
Η Εταιρεία λαμβάνει σοβαρά υπόψη όλες τις αναφορές ενδεχόμενου παραπτώματος και σε κάθε περίπτωση, διασφαλίζεται η εμπιστευτικότητα της αναφοράς και διεξάγεται σχετική έρευνα προκειμένου να διαπιστωθεί τυχόν παράβαση. Για κάθε παράβαση λαμβάνονται τα απαιτούμενα διορθωτικά μέτρα και οι σχετικές κυρώσεις οι οποίες καθορίζονται σύμφωνα και με την φύση της παράβασης, το εφαρμοστέο δίκαιο και τις συμβάσεις εργασίας/συνεργασίας.
Απώτεροι στόχοι της Πολιτικής αποτελούν οι κάτωθι:
- η ενθάρρυνση της γνωστοποίησης κάθε παράνομης, παράτυπης, ανάρμοστης ανήθικης ή ακατάλληλης συμπεριφοράς,
- η παροχή σαφών διαδικασιών για την αναφορά και την αντιμετώπισή τους,
- η πρόληψη και αποτροπή παραπτωμάτων που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την οικονομική επίδοση και να βλάψουν τη φήμη της Εταιρείας,
- η παροχή διαβεβαίωσης ότι όλες οι γνωστοποιήσεις θα αντιμετωπίζονται ως εμπιστευτικές, με σοβαρότητα και επιμέλεια, χωρίς φόβο για αρνητικές αντιδράσεις (αντίποινα) οποιασδήποτε μορφής,
- η συμβολή στην προώθηση και ανάπτυξη κουλτούρας λογοδοσίας, κανονιστικής συμμόρφωσης και ακεραιότητας,
- η διασφάλιση της υποστήριξης προς τους εργαζομένους, οι οποίοι υποβάλλουν αναφορές όταν διαπιστώνουν ή υποψιάζονται ανάρμοστη, ανήθικη ή ακατάλληλη συμπεριφορά στην Εταιρεία.
Η παρούσα Πολιτική αφορά:
- Εργαζόμενους (μόνιμους, εποχικούς, ορισμένου χρόνου, με δελτίο παροχής υπηρεσιών, μέσω εξωτερικού συνεργάτη)
- Εργολάβους και υπεργολάβους
- Προμηθευτές
- Συμβούλους, Ειδικούς Συνεργάτες
- Εκπαιδευόμενους
- Μέλη της Διοίκησης και ανώτατα διευθυντικά στελέχη
- Υποψήφιους για θέσεις εργασίας ή άλλες μορφές συνεργασίας
- Πελάτες
- Μετόχους
Στην παρούσα Πολιτική, ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί:
- «Αναφορά»: η παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις της παρούσας προς τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) της Εταιρείας.
- «Αναφερόμενος»: φυσικό ή νομικό πρόσωπο, το οποίο κατονομάζεται στην αναφορά ως πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση ή που σχετίζεται με το πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας.
- «Αναφέρων»: το φυσικό πρόσωπο, που προβαίνει σε αναφορά, παρέχοντας πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις, τις οποίες απέκτησε στο εργασιακό πλαίσιο.
- «Αντίποινα»: οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση πράξη ή παράλειψη, η οποία συμβαίνει εντός του εργασιακού πλαισίου, προκαλεί ή ενδέχεται να προκαλέσει αδικαιολόγητη ζημία στον αναφέροντα, ή να τον θέσει σε μειονεκτική θέση, και συνδέεται με αναφορά.
- «Βάσιμοι λόγοι»: η δικαιολογημένη πεποίθηση προσώπου, με παρόμοιες γνώσεις, εκπαίδευση και εμπειρία με τον αναφέροντα, ότι οι πληροφορίες που διαθέτει είναι αληθείς και συνιστούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου, που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας.
- «Ενημέρωση»: η παροχή ενημέρωσης στους αναφέροντες για τα μέτρα που προβλέπεται να ληφθούν ή έχουν ληφθεί στο πλαίσιο της παρακολούθησης και για τους λόγους αυτής.
- «Εργασιακό πλαίσιο»: τρέχουσες, παλαιότερες ή προσδοκώμενες εργασιακές δραστηριότητες στην Εταιρεία, ανεξαρτήτως της φύσης των εν λόγω δραστηριοτήτων, μέσω των οποίων τα πρόσωπα αποκτούν πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις και στο πλαίσιο των οποίων τα εν λόγω πρόσωπα υπάρχει πιθανότητα να υποστούν αντίποινα αν τις αναφέρουν.
- «Παραβιάσεις»: πράξεις ή παραλείψεις που είναι παράνομες κατά το ενωσιακό δίκαιο ή αντιβαίνουν στο αντικείμενο ή στον σκοπό των κανόνων ενωσιακού δικαίου που εμπίπτουν στο καθ’ ύλην πεδίο εφαρμογής της παρούσας.
- «Πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις»: πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων εύλογων υπονοιών, σχετικά με παραβιάσεις, οι οποίες έχουν διαπραχθεί ή είναι πολύ πιθανόν να διαπραχθούν στην Εταιρεία, καθώς και πληροφορίες σχετικά με απόπειρες απόκρυψης παραβιάσεων.
- «Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών» ή «Υ.Π.Π.Α.»: ο Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών σχετικά με παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας, τα καθήκοντα του οποίου ανατίθενται στον Αθανάσιο Αρχοντίκη.
- Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών (ΕΑΑ) είναι η ad hoc επιτροπή η οποία αναλαμβάνει κάθε φορά τη διαχείριση, αξιολόγηση και διερεύνηση της αναφοράς.
4. ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ/ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ Υ.Π.Π.Α.
Ο Υ.Π.Π.Α. έχει τις εξής αρμοδιότητες:
α) παρέχει τις κατάλληλες πληροφορίες σχετικά με τη δυνατότητα υποβολής αναφοράς εντός της Εταιρείας και κοινοποιεί τις σχετικές πληροφορίες σε εμφανές σημείο της Εταιρείας,
β) παραλαμβάνει αναφορές σχετικά με παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας,
γ) βεβαιώνει την παραλαβή της αναφοράς στον αναφέροντα,
δ) προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες, προκειμένου να επιληφθεί της αναφοράς το αρμόδιο όργανο/επιτροπή αξιολόγησης της Εταιρείας, ή περατώνει τη διαδικασία, με την αρχειοθέτηση της αναφοράς,
ε) διασφαλίζει την προστασία της εμπιστευτικότητας της ταυτότητας του αναφέροντος και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά, εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτή σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα,
στ) παρακολουθεί τις αναφορές και διατηρεί επικοινωνία με τον αναφέροντα και, εφόσον απαιτείται, ζητά περαιτέρω πληροφορίες από αυτόν,
ζ) παρέχει ενημέρωση στον αναφέροντα για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται,
η) παρέχει σαφείς και εύκολα προσβάσιμες πληροφορίες για τις διαδικασίες υπό τις οποίες οι αναφορές μπορούν να υποβληθούν στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας και, κατά περίπτωση, σε δημόσιους φορείς ή θεσμικά και λοιπά όργανα ή οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
και
θ) σχεδιάζει και συντονίζει επιμορφωτικές δράσεις σχετικά με τη δεοντολογία και την ακεραιότητα, συμμετέχει στη χάραξη εσωτερικών πολιτικών για την ενίσχυση της ακεραιότητας και της διαφάνειας της Εταιρείας.
Ο Υ.Π.Π.Α. οφείλει να: i) ασκεί τα καθήκοντά του με ακεραιότητα, αντικειμενικότητα, αμεροληψία, διαφάνεια και κοινωνική υπευθυνότητα, ii) σέβεται και τηρεί τους κανόνες εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας για θέματα για τα οποία έλαβε γνώση κατά την άσκηση των καθηκόντων του, iii) απέχει από τη διαχείριση συγκεκριμένων υποθέσεων, δηλώνοντας κώλυμα, εφόσον συντρέχει περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων.
Η Πολιτική Διαχείρισης Αναφορών αφορά επιλήψιμες συμπεριφορές με την έννοια της παράνομης, παράτυπης, επικίνδυνης ή ανήθικης πρακτικής που λαμβάνει χώρα στο πλαίσιο δραστηριοτήτων της εταιρείας και η οποία εγείρει ζητήματα ευθύνης. Τέτοιες συμπεριφορές μπορεί να περιλαμβάνουν ενδεικτικά και όχι περιοριστικά τις κάτωθι περιπτώσεις:
- Απάτη
- Διαφθορά / Κατάχρηση εξουσίας
- Δωροδοκία, παραβίαση πολιτικής δώρων και φιλοξενίας
- Σύγκρουση Συμφερόντων
- Κλοπή, υπεξαίρεση
- Πλαστογραφία
- Παραβίαση εμπιστευτικότητας και προσωπικών δεδομένων
- Νομιμοποίηση παράνομων εσόδων
- Παραβίαση νομοθεσίας για τον ανταγωνισμό
- Παρατυπίες σε θέματα λογιστικής απεικόνισης οικονομικών στοιχείων
- Κατάχρηση των πόρων της εταιρείας
- Παραβίαση σε θέματα ασφάλειας και υγείας
- Παραβίαση περιβαλλοντικής νομοθεσίας
- Διακριτική μεταχείριση εργαζομένων
- Απειλή, Εκβίαση
- Εξύβριση, συκοφαντική δυσφήμιση
- Παραβίαση νομοθεσίας και εταιρικών πολιτικών
- Μη ηθική συμπεριφορά
Δεν υπάγονται στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας πολιτικής περιστατικά βίας και παρενόχλησης στην εργασία, τα οποία ρυθμίζονται στην Πολιτική για την αντιμετώπιση της βίας και της παρενόχλησης στην εργασία.
Προσωπικά δεδομένα που δεν σχετίζονται με τη συμπεριφορά που περιγράφεται στην αναφορά δεν πρέπει να περιλαμβάνονται στην τελευταία και σε κάθε περίπτωση δεν θα τυγχάνουν περαιτέρω επεξεργασίας και θα διαγράφονται χωρίς καθυστέρηση. Ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δίνεται ειδικά σε σχέση με ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα που δεν σχετίζονται με την καταγγελλόμενη συμπεριφορά (πχ δεδομένα σχετικά με τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, τα πολιτικά φρονήματα, τις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις ή τη συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, την υγεία ή που αφορούν τη σεξουαλική ζωή φυσικού προσώπου ή τον γενετήσιο προσανατολισμό, κλπ.).
Στο πλαίσιο εφαρμογής της Πολιτικής Αναφορών δεν εξετάζονται αναφορές που αφορούν:
- Πληροφορίες που έχουν ήδη δημοσιευθεί (Πχ άρθρα εφημερίδων , sites κλπ)
- Διαφωνίες σε θέματα που αφορούν πολιτικές και αποφάσεις της διοίκησης
- Προσωπικά́ θέματα και διαφωνίες με συναδέλφους ή προϊσταμένους
- Φήμες & Διαδόσεις
- Περιπτώσεις διαχείρισης παραπόνων πελατών που εντάσσονται στην συνήθη λειτουργία της εταιρίας
- Περιπτώσεις που αφορούν προσωπικές καταστάσεις και αντιπαραθέσεις
6. ΑΝΩΝΥΜΙΑ ΚΑΙ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΚΑΤΑΓΓΕΛΟΝΤΟΣ
Επώνυμες και Ανώνυμες Αναφορές: Η Εταιρεία προσφέρει τη δυνατότητα στους αναφέροντες να υποβάλλουν την αναφορά τους είτε επωνύμως είτε ανωνύμως. Ωστόσο η Εταιρεία ενθαρρύνει τους αναφέροντες να υποβάλλουν επωνύμως την αναφορά τους, καθώς αυτό προσδίδει μεγαλύτερη αξιοπιστία στο περιεχόμενο της αναφοράς και τις προθέσεις του αναφέροντος, ενώ επιτρέπει την παροχή περαιτέρω διευκρινίσεων, αλλά και την ενημέρωση του ίδιου του αναφέροντος σχετικά με την πορεία της αναφοράς.
Προστασία Αναφερόντων: Η Εταιρεία δεσμεύεται να προστατεύει τους αναφέροντες, δεδομένου ότι υπέβαλαν την αναφορά καλή τη πίστη, από κάθε διάκριση ή δυσμενή μεταχείριση, συμπεριλαμβανομένων των αντιποίνων. Μετά το πέρας της εξέτασης της αναφοράς, δεν προβλέπονται κυρώσεις ή συνέπειες για όσους δεν αποδειχθεί ότι διέπραξαν ή συντέλεσαν έκνομη ενέργεια. Τυχόν συνεισφορά του αναφέροντος στον εντοπισμό και τη διερεύνηση αξιόποινων πράξεων θα εκτιμηθεί σε περίπτωση που ο αναφέρων συμμετείχε στην πράξη κατά την αξιολόγηση των ευθυνών και των επιπτώσεων.
Ενημέρωση Αναφερομένων και λοιπών προσώπων: Οι αναφερόμενοι θα ενημερώνονται για το περιεχόμενο της αναφοράς, για τα άτομα που συμμετέχουν στην επεξεργασία και την αξιολόγησή της, για τα σχετικά δικαιώματά τους και την άσκησή τους, σύμφωνα με το ισχύον πλαίσιο. Δικαίωμα ενημέρωσης-πρόσβασης έχουν κατ’ αρχήν και όλα τα πρόσωπα που επηρεάζονται από την υποβολή αναφοράς, πέραν του προσώπου κατά του οποίου στρέφεται η αναφορά, όπως είναι ο αναφέρων, οι μάρτυρες, τρίτα πρόσωπα που περιλαμβάνονται στην αναφορά σύμφωνα με τις προϋποθέσεις και τους όρους που θέτει το ισχύον πλαίσιο. Σε αυτό το πλαίσιο, θα πρέπει να παρέχεται ενημέρωση κατά τον προσήκοντα χρόνο.Αποκλίσεις από την Υποχρέωση Ενημέρωσης-πρόσβασης: Η παροχή ενημέρωσης πρόσβασης θα εξετάζεται κατά περίπτωση καθώς ενδέχεται να προκύψουν περιπτώσεις, όπου η ως άνω ενημέρωση μπορεί, ενδεικτικά: α) να παρακωλύσει τη διερεύνηση της υπόθεσης και να παρεμποδίσει την αξιολόγηση της αναφοράς καθώς και την συλλογή πληροφοριών και στοιχείων που απαιτούνται, β) να οδηγήσει άμεσα ή έμμεσα σε ταυτοποίηση των αναφερόντων, γ) να οδηγήσει σε αποκάλυψη εμπιστευτικών πληροφοριών οι οποίες λόγω της φύσης τους και ιδίως λόγω των υπέρτερων έννομων συμφερόντων της Εταιρείας, πρέπει να παραμείνουν απόρρητες, δ) να παρεμποδίσει την θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων της Εταιρείας ή/και την τυχόν ποινική διαδικασία. Κάθε περίπτωση θα κρίνεται ξεχωριστά και οι λόγοι της καθυστέρησης ενημέρωσης-πρόσβασης θα αποτυπώνονται εγγράφως. Η φύση των πληροφοριών και οι κίνδυνοι που σχετίζονται με την αποκάλυψή τους θα λαμβάνονται σε όλες τις περιπτώσεις υπ’ όψιν. Σε τυχόν περίπτωση ικανοποίησης ορισμένου αιτήματος, κατ’ αρχήν τα προσωπικά δεδομένα τρίτων μερών θα διαγράφονται από τα σχετικά έγγραφα.
Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων που περιλαμβάνονται στις αναφορές πραγματοποιείται σύμφωνα με την εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία περί προσωπικών δεδομένων αλλά και με τις σχετικές πολιτικές της Εταιρείας. Ειδικότερα:
Για ποιο σκοπό επεξεργάζεται η Εταιρεία τα προσωπικά δεδομένα; Τα προσωπικά δεδομένα όλων των μερών που εμπλέκονται στην αναφορά προστατεύονται και αποτελούν αντικείμενο επεξεργασίας αποκλειστικά και μόνο στο πλαίσιο της πρόληψης, ανίχνευσης ή διερεύνησης παράτυπων, αντιδεοντολογικών, παράνομων ή αξιόποινων συμπεριφορών.
Νομιμοποιείται η Εταιρεία να επεξεργαστεί τα προσωπικά δεδομένα; Για τα αναφερόμενα αδικήματα που στρέφονται κατά του δημοσίου συμφέροντος ή αφορούν περιστατικά που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας, η επεξεργασία αποτελεί έννομη υποχρέωση της Εταιρείας. Για τα λοιπά καταγγελλόμενα αδικήματα αποτελεί έννομο συμφέρον της Εταιρείας ή τρίτων να προβεί στην αποκάλυψη παράνομων ή παράτυπων συμπεριφορών που την εκθέτουν σε οικονομικούς και νομικούς κινδύνους, σε βλάβη της φήμης της και της αξιοπιστίας της και δημιουργούν ένα επιβλαβές ή δυσάρεστο εργασιακό περιβάλλον.
Ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα; Πρόσβαση στα δεδομένα που περιλαμβάνονται στις αναφορές μπορούν να έχουν μόνο όσοι εμπλέκονται στη διαχείριση και διερεύνηση του εκάστοτε περιστατικού και στο βαθμό που απαιτείται. Ειδικότερα, αποδέκτες των προσωπικών δεδομένων που περιλαμβάνονται στις αναφορές δύναται κατά περίπτωση να είναι τα μέλη της Επιτροπής Αξιολόγησης Αναφορών της Εταιρείας, o Επικεφαλής Νομικών Υπηρεσιών και οι δικηγόροι στους οποίους έχει ανατεθεί η παροχή νομικών συμβουλών αναφορικά με το εν λόγω περιστατικό, ο Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων, το Διοικητικό Συμβούλιο, οι μέτοχοι της Εταιρείας, άλλες εταιρείες του ιδίου χαρτοφυλακίου, εξωτερικοί σύμβουλοι που δεσμεύονται με ρήτρες εμπιστευτικότητας, καθώς δικαστικές ή/και διοικητικές αρχές. Σε περίπτωση που μια αναφορά θίγει ζητήματα δημοσίου συμφέροντος ή/και αφορά άμεσα άλλες ελεγκτικές ή εποπτικές αρχές, η εν λόγω αναφορά θα διαβιβάζεται και σε αυτές.
Πόσο καιρό θα διατηρήσει η Εταιρεία τα προσωπικά δεδομένα; Η Εταιρεία διατηρεί τα προσωπικά δεδομένα για συγκεκριμένο χρόνο από την ολοκλήρωση της έρευνας, ο οποίος διαφοροποιείται ανάλογα με το πόρισμα αυτής. Ειδικότερα:
- Αν η αναφορά κρίθηκε αβάσιμη, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διαγράφονται από την αναφορά εντός δυο (2) μηνών από τη θέση της στο αρχείο.
- Αν η αναφερόμενη κατάσταση ακολουθήσει τη νομική οδό, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διαγράφονται με την έκδοση αμετάκλητης δικαστικής απόφασης επί αυτής.
- Στην περίπτωση που από την αναφορά προκύψουν τεκμηριωμένα ευρήματα εις βάρος κάποιου εργαζομένου της Εταιρείας, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διατηρούνται καθ’ όλη τη διάρκεια απασχόλησής του/ σχέσης του με την Εταιρεία και διαγράφονται είκοσι (20) έτη μετά την με οποιονδήποτε τρόπο λήξη/ λύση της συνεργασίας.
- Στην περίπτωση που από την αναφορά προκύψουν τεκμηριωμένα ευρήματα εις βάρος κάποιου εξωτερικού συνεργάτη ή προμηθευτή της Εταιρείας, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διατηρούνται καθ’ όλη τη διάρκεια της συνεργασίας του και διαγράφονται πέντε (5) έτη μετά την με οποιονδήποτε τρόπο λήξη/ λύση της συνεργασίας.
8. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ
Η παρούσα Πολιτική προβλέπει σαφείς διαδικασίες υποβολής και διαχείρισης των αναφορών. Αρχικά, σε κάθε αναφορά πρέπει να περιλαμβάνονται τα περιστατικά εκείνα που στοιχειοθετούν την αναφερόμενη/παραβατική πράξη, εξειδίκευση αυτών με την ακριβή (ει δυνατόν) περιγραφή ημερομηνίας, τοποθεσίας και εμπλεκόμενων προσώπων και η αναφορά να συνοδεύεται (ει δυνατόν) από σχετικά έγγραφα. Δεν είναι απαραίτητο να συμπεριλαμβάνονται αποδεικτικά στοιχεία αλλά κάθε σχετική πληροφορία η οποία θα διευκολύνει την αξιολόγηση της αναφοράς θα συνεκτιμηθεί.
Οι αναφορές δύνανται:
(α) Να αποσταλούν στην ηλεκτρονική διεύθυνση της Εταιρείας intermed@intermed.com.gr με θέμα «Εμπιστευτική αναφορά υπ’ όψιν ΥΠΠΑ»ή
(β) Να αποσταλούν ταχυδρομικώς στη διεύθυνση της Εταιρείας, ήτοι στην οδό Καλυφτάκη 27, Κηφισιά, ΤΚ 14564, με την ένδειξη «Εμπιστευτική αναφορά υπ’ όψιν ΥΠΠΑ».
(γ) Να υποβληθούν εγγράφως ή προφορικώς απευθείας στον ΥΠΠΑ.
(δ) Να υποβληθούν τηλεφωνικά στον αριθμό +30 2106253905 όπου θα καλέσουν και θα ζητήσουν να συνδεθούν με τον ΥΠΠΑ.
(ε) Να υποβληθούν προφορικώς σε διά ζώσης συνάντηση με τον ΥΠΠΑ και εντός εύλογου χρονικού διαστήματος
Στην περίπτωση υποβολής αναφοράς μέσω τηλεφώνου, όπου η συνομιλία δεν καταγράφεται, η Εταιρεία δύναται να τεκμηριώσει την προφορική υποβολή αναφοράς με τη μορφή επακριβών πρακτικών της συνομιλίας, τα οποία συντάσσονται από τον Υ.Π.Π.Α., παρέχοντας στον αναφέροντα τη δυνατότητα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με τα πρακτικά της συνομιλίας, υπογράφοντάς τα.
Εάν ο αναφέρων ζητήσει συνάντηση με τον Υ.Π.Π.Α. για να υποβάλει αναφορά, με την επιφύλαξη της συναίνεσης του αναφέροντος, τηρούνται πλήρη και επακριβή πρακτικά της συνάντησης σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή, που συντάσσονται από τον Υ.Π.Π.Α., παρέχοντας στον αναφέροντα τη δυνατότητα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με τα πρακτικά της συνάντησης, υπογράφοντάς τα.
Σε περίπτωση άρνησης υπογραφής των πρακτικών που προβλέπονται ανωτέρω, γίνεται σχετική μνεία επί του πρακτικού από τον Υ.Π.Π.Α.
Ο ΥΠΠΑ της Εταιρείας είναι αρμόδιος να παραλαμβάνει τις διάφορες αναφορές και να ενημερώνει σχετικά προκειμένου να συσταθεί ad hoc η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών με τις προς εξέταση αναφορές, σύμφωνα με όσα ορίζονται κατωτέρω.
Οποιαδήποτε διαμαρτυρία ή παράπονο ή άποψη δεν αποτελεί αναφορά υπό την έννοια της παρούσας πολιτικής.
9. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΥΠΟΒΑΛΛΟΜΕΝΩΝ ΑΝΑΦΟΡΩΝ
Μόλις υποβληθεί οποιαδήποτε αναφορά, θα ακολουθείται η κατωτέρω διαδικασία διαχείρισης και διερεύνησης:
Ο Υ.Π.Π.Α.:
- Επιβεβαιώνει την παραλαβή της αναφοράς στον αναφέροντα άμεσα και σε κάθε περίπτωση εντός επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής.
- Ενημερώνει για την αναφορά την τριμελή Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών, η οποία διαχειρίζεται την αναφορά με τη δέουσα επιμέλεια, αμερόληπτα και εμπιστευτικά, και την οποία απαρτίζουν μέλη που θα ορίζονται ad hoc αναλόγως το περιεχόμενο της αναφοράς.
Η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών διερευνά καταρχάς, εάν η αναφορά εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής.
Μετά τον πιο πάνω αρχικό έλεγχο Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών προχωρά στην περαιτέρω διερεύνηση της αναφοράς. Εφόσον απαιτείται, ζητούνται περαιτέρω πληροφορίες από τον αναφέροντα, μέσω του Υ.Π.Π.Α..
Σε περίπτωση που η αναφορά στρέφεται κατά μέλους της Επιτροπής Αξιολόγησης Αναφορών ή εάν οποιοδήποτε μέλος της Επιτροπής βρεθεί σε κατάσταση σύγκρουσης συμφερόντων, τότε το μέλος αυτό αφαιρείται από τη λίστα παραληπτών για τη συγκεκριμένη αναφορά, δεν συμμετέχει στη διερεύνηση της σχετικής αναφοράς και αντικαθίσταται ad hoc από πρόσωπο που θα ορίζεται από την ως άνω Επιτροπή.
Η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών διερευνά την αναφορά, διενεργεί ελέγχους, αξιολογεί την ακρίβεια των ισχυρισμών που περιλαμβάνονται σε αυτή, αποφασίζει σχετικά με το βάσιμο ή μη της υπό διερεύνησης αναφοράς, καταγράφει τα αποτελέσματα της έρευνας και, ανάλογα με αυτά, εισηγείται α) τα κατάλληλα μέτρα αντιμετώπισης της αναφερόμενης παραβίασης, όπως, επιπλέον εκπαίδευση εργαζομένων, δημιουργία νέων δικλίδων εσωτερικού ελέγχου, τροποποιήσεις σε υπάρχουσες διαδικασίες, δικαστικές ενέργειες (δίωξη, αγωγή για ανάκτηση κονδυλίων), β) την περαιτέρω διερεύνηση της αναφοράς, ή γ) την περάτωση της διαδικασίας και αρχειοθέτηση της αναφοράς, στον Διευθύνοντα Σύμβουλο της Εταιρείας, ώστε αυτός να λάβει τις απαραίτητες αποφάσεις.
Σε περίπτωση που η αναφορά στρέφεται κατά του Διευθύνοντος Συμβούλου ή αυτός ο τελευταίος βρεθεί σε κατάσταση σύγκρουσης συμφερόντων, τότε η απόφαση της Επιτροπής Αξιολόγησης Αναφορών διαβιβάζεται στον Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου της Εταιρείας, ώστε αυτός να προβεί στις δέουσες ενέργειες.
Οι αποφάσεις της Επιτροπής Αξιολόγησης Αναφορών είναι αιτιολογημένες και λαμβάνονται κατά πλειοψηφία.
Ο Υ.Π.Π.Α. παρέχει ενημέρωση στον αναφέροντα για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής, ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα, τους τρεις (3) μήνες από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της αναφοράς.
Σε περίπτωση απόρριψης της αναφοράς από την Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών, η διαδικασία περατώνεται, ο Υ.Π.Π.Α. αρχειοθετεί την αναφορά και γνωστοποιεί εγγράφως στον αναφέροντα την απόφαση της Επιτροπής, στην οποία περιλαμβάνονται οι λόγοι απόρριψης.
10. ΜΗ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ ΑΠΟ ΤΟ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ ΤΗΣ ΔΙΕΡΕΥΝΗΣΗΣ ΤΗΣ ΑΝΑΦΟΡΑΣ
Εάν ο αναφέρων θεωρεί ότι η εσωτερική αναφορά του δεν αντιμετωπίστηκε ορθά ή αποτελεσματικά, δύναται να την υποβάλει εκ νέου στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.). Οδηγίες αναφορικά με τη διαδικασία υποβολής αναφοράς στην Ε.Α.Δ. βρίσκονται αναρτημένες στον διαδικτυακό της τόπο www.aead.gr.
Ειδικά για τις παραβάσεις των άρθρων 101 και 102 της Σ.Λ.Ε.Ε. (περί κανόνων δικαίου ελεύθερου ανταγωνισμού της Ε.Ε.), ο εξωτερικός δίαυλος αναφοράς στον οποίο ο αναφερόμενος δύναται να απευθυνθεί είναι η Επιτροπή Ανταγωνισμού.
Οδηγίες αναφορικά με τη διαδικασία υποβολής αναφοράς στην Επιτροπή Ανταγωνισμού βρίσκονται αναρτημένες στον διαδικτυακό της τόπο www.epant.gr.
11. ΠΡΟΫΠΟΘΕΣΕΙΣ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΠΡΟΣΩΠΩΝ ΠΟΥ ΥΠΟΒΑΛΛΟΥΝ ΑΝΑΦΟΡΕΣ
Η Εταιρεία προστατεύει τους αναφέροντες παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής και διασφαλίζει την μη ύπαρξη αντιποίνων. Στο πλαίσιο αυτό απαγορεύεται κάθε μορφής αρνητική συμπεριφορά/αντίποινα σε βάρος οποιουδήποτε έχει πραγματοποιήσει αναφορά, συμπεριλαμβανομένων των απειλών και ενεργειών αντεκδίκησης. Απαγορεύονται, ιδίως, οι ακόλουθες μορφές αντιποίνων: α) παύση, απόλυση ή άλλα ισοδύναμα μέτρα, β) υποβιβασμός, παράλειψη ή στέρηση προαγωγής, γ) αφαίρεση καθηκόντων, αλλαγή τόπου εργασίας, μείωση μισθού, μεταβολή του ωραρίου εργασίας, δ) στέρηση κατάρτισης, ε) αρνητική αξιολόγηση επιδόσεων ή αρνητική επαγγελματική σύσταση, στ) επίπληξη, επιβολή πειθαρχικού ή άλλου μέτρου, περιλαμβανομένης χρηματικής ποινής, ζ) καταναγκασμός, εκφοβισμός, παρενόχληση ή περιθωριοποίηση, η) διάκριση ή άδικη αντιμετώπιση, θ) μη μετατροπή σύμβασης εργασίας ορισμένου χρόνου σε αορίστου χρόνου, ι) μη ανανέωση ή πρόωρη καταγγελία σύμβασης εργασίας ορισμένου χρόνου, ια) σκόπιμη βλάβη, περιλαμβανομένης προσβολής της φήμης, ιδίως στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, ή οικονομική ζημία, περιλαμβανομένης επιχειρηματικής ζημίας και απώλειας εισοδήματος, ιβ) καταχώριση σε λίστα ανεπιθύμητων («μαύρη λίστα»), βάσει τομεακής ή κλαδικής επίσημης ή ανεπίσημης συμφωνίας, που μπορεί να συνεπάγεται ότι το πρόσωπο δεν πρόκειται να βρει θέση εργασίας στον τομέα ή στον κλάδο στο μέλλον, ιγ) πρόωρη διακοπή ή ακύρωση σύμβασης για εμπορεύματα ή υπηρεσίες ή υπηρεσίες, ιδ) άρνηση ή στέρηση παροχής εύλογων προσαρμογών σε άτομα με αναπηρία.
Τυχόν πράξη αντιποίνων θα πρέπει να αναφέρεται άμεσα στην Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών.
Ομοίως προστατεύονται κατά περίπτωση, τρίτα πρόσωπα που συνδέονται με τους αναφέροντες και μπορεί να υποστούν αντίποινα σε εργασιακό πλαίσιο, όπως συνάδελφοι και συγγενείς των αναφερόντων, προσωπικές επιχειρήσεις ή νομικά πρόσωπα συμφερόντων των αναφερόντων ή για τις οποίες εργάζονται ή με τις οποίες συνδέονται καθ΄ οιονδήποτε τρόπο με εργασιακή σχέση.
12. ΕΠΙΠΤΩΣΕΙΣ ΑΠΟ ΤΗΝ ΠΑΡΑΒΙΑΣΗ ΤΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ
Η Εταιρεία επιφυλάσσεται να λάβει οποιοδήποτε ενδεδειγμένο μέτρο σε βάρος οποιουδήποτε εργαζομένου, αντισυμβαλλόμενου ή πάσης φύσεως συνεργάτη της, εφόσον προκύψει ή διαπιστωθεί με οποιονδήποτε τρόπο ότι α) παρεμπόδισε ή αποπειράθηκε να παρεμποδίσει την υποβολή αναφοράς, σε περιπτώσεις παραβιάσεων που εμπίπτουν στο πεδίο της παρούσας, β) εξέθεσε οποιοδήποτε πρόσωπο που υπέβαλε αναφορά με βάση την παρούσα Πολιτική σε οποιασδήποτε μορφής δυσμενή μεταχείριση, γ) προέβη σε αντίποινα ή κίνησε κακόβουλες διαδικασίες σε βάρος προσώπου που υπέβαλε αναφορά με βάση την παρούσα Πολιτική, δ) παραβίασε την υποχρέωση τήρησης του εμπιστευτικού χαρακτήρα της ταυτότητας αναφέροντος.
Η ίδια διαδικασία μπορεί επίσης να ασκηθεί σε περίπτωση που εργαζόμενος, αντισυμβαλλόμενος ή πάσης φύσεως συνεργάτης της σκοπίμως παραπλάνησε την Εταιρεία για οποιοδήποτε υπό διερεύνηση θέμα στο πλαίσιο της παρούσας Πολιτικής ή προέβαλε ψευδείς ισχυρισμούς σε βάρος συναδέλφου, αντισυμβαλλόμενου ή συνεργάτη της Εταιρείας.
Ο νόμος προβλέπει ποινή φυλάκισης και χρηματική ποινή για πρόσωπα που: (α) παρεμποδίζουν ή αποπειρώνται να παρεμποδίσουν την υποβολή αναφοράς, (β) προβαίνουν σε αντίποινα ή κινούν κακόβουλες διαδικασίες σε βάρος των αναφερόντων και (γ) παραβιάζουν την υποχρέωση τήρησης του εμπιστευτικού χαρακτήρα της ταυτότητας των αναφερόντων. Επίσης, με ποινή φυλάκισης τουλάχιστον δύο ετών και χρηματική ποινή τιμωρούνται τα πρόσωπα τα οποία εν γνώσει τους προέβησαν σε ψευδείς αναφορές ή ψευδείς δημόσιες αποκαλύψεις. Αν κάποια από τις παραβάσεις τελέστηκε, προς όφελος ή για λογαριασμό νομικού προσώπου, επιβάλλεται σε αυτό διοικητικό πρόστιμο, το ύψος του οποίου δεν μπορεί να είναι μικρότερο από δέκα χιλιάδες (10.000) ευρώ και μεγαλύτερο από πεντακόσιες χιλιάδες (500.000) ευρώ.
Η Εταιρεία τηρεί αρχεία για κάθε αναφορά που παραλαμβάνει, σύμφωνα με τις απαιτήσεις εμπιστευτικότητας που προβλέπονται στην παρούσα. Οι αναφορές αποθηκεύονται για εύλογο και αναγκαίο χρονικό διάστημα, προκειμένου να είναι ανακτήσιμες και να τηρηθούν οι απαιτήσεις που επιβάλλονται από τον παρόντα, το ενωσιακό ή εθνικό δίκαιο και πάντως μέχρι την ολοκλήρωση κάθε έρευνας ή δικαστικής διαδικασίας που έχει εκκινήσει ως συνέπεια της αναφοράς σε βάρος του αναφερομένου, του αναφέροντος ή τρίτων προσώπων.
15. ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΙΣ - ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΕΙΣ
Η παρούσα πολιτική θα αξιολογείται συνεχώς ως προς την λειτουργικότητά της και, εφόσον κριθεί αναγκαίο, θα προσαρμόζεται στις απαιτήσεις των νέων συνθηκών, θα τροποποιείται, επικαιροποιείται και αναθεωρείται, προκειμένου να βελτιώνεται συνεχώς η αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητά της. Κάθε νέα ολοκληρωμένη έκδοση θα καταργεί την επόμενη.
Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ) έχει οριστεί o Αθανάσιος Αρχοντίκης και οι αναφορές δύνανται:
(α) Να αποσταλούν στην ηλεκτρονική διεύθυνση της Εταιρείας intermed@intermed.com.gr με θέμα «Εμπιστευτική αναφορά υπ’ όψιν ΥΠΠΑ» ή
(β) Να αποσταλούν ταχυδρομικώς στη διεύθυνση της Εταιρείας, ήτοι στην οδό Καλυφτάκη 27, Κηφισιά, ΤΚ 14564, με την ένδειξη «Εμπιστευτική αναφορά υπ’ όψιν ΥΠΠΑ».
(γ) Να υποβληθούν εγγράφως ή προφορικώς απευθείας στον ΥΠΠΑ.
(δ) Να υποβληθούν τηλεφωνικά στον αριθμό +30 2106253905 όπου θα καλέσετε και θα ζητήσετε να συνδεθείτε με τον ΥΠΠΑ.
(ε) Να υποβληθούν προφορικώς σε διά ζώσης συνάντηση με τον ΥΠΠΑ και εντός εύλογου χρονικού διαστήματος
Αθήνα, 11η Ιουνίου 2024